PLAN: Comment assurer la cohérence de l'ensemble des tâches?
- Quels mécanismes de coordination mettre en place?
- Comment répartir le pouvoir de décision dans l'organisation?
- Quels types de configuration structurelle adopter?
SYNTHESE: Comment assurer la cohérence de l'ensemble des tâches?
Quels mécanismes de coordination mettre en place?
La division du travail
La division du travail et la complexité des tâches imposent la mise en place de mécanismes de coordination dans l'entreprise afin qu'il y ait une cohérence de l'ensemble du travail à réaliser.
Il existe six mécanismes de coordination:- L'ajustement mutuel: la coordination se fait par interactions indirectes entre les individus et généralement, par une communication informelle (ex: communication entre deux dessinateurs d'une bande dessinée à propos de leurs planches de dessins).
- La supervision directe: elle repose sur une personne qui donne des ordres, des instructions à des subordonnés et contrôle leur travail (ex: un commissaire qui donne des ordres aux policiers de son commissariat).
- La standardisation des procédés de travail: elle consiste à préciser les procédés de travail, c'est-à-dire la façon dont les tâches doivent être effectuées (ex: un téléopérateur suit la procédure définie pour assister les clients dans l'installation d'un appareil).
- La standardisation des résultats: les résultats à atteindre sont indiqués très précisément (ex: le nombre de dossiers clients à traiter en une journée est fixé).
- La standardisation des qualifications et du savoir: elle consiste à définir la formation et les qualifications nécessaires pour effectuer un travail (ex: un expert-comptable sait – du fait de sa formation et de son diplôme – comment exécuter son travail).
- La standardisation des normes: ce sont les normes qui dictent le travail et permettent à chacun de travailler à partir d'un ensemble commun de valeurs ou de croyances (ex: les valeurs communes des membres d'une ONG).
Les mécanismes de coordination
Ces mécanismes de coordination ne sont pas exclusifs les uns des autres et sont complémentaires, même si les entreprises tendent à en favoriser un à un moment donné de leur vie. Ils ne sont en effet pas figés et évoluent avec la croissance de l'organisation qui conduit à une augmentation du volume de travail, à une multiplicité et une complexité des tâches. Il devient alors nécessaire d'envisager d'autres modes de coordination du travail.
Comment répartir le pouvoir de décision dans l'organisation?
Les mécanismes de coordination mis en place peuvent s'accompagner d'une centralisation ou d'une délégation du pouvoir de décision.
La centralisation du pouvoir
Lorsque les décisions sont prises à des niveaux élevés et généralement, au sommet de la hiérarchie, le pouvoir de décision est centralisé. À l'opposé, la décentralisation des décisions correspond à une répartition, une diffusion de ce pouvoir. La décentralisation est dite verticale quand le pouvoir de décision est transféré vers le bas de la ligne hiérarchique. Elle est dite horizontale quand le pouvoir de décision est transféré à des experts, en dehors de la ligne hiérarchique.
La centralisation du pouvoir de décision présente des avantages (ex: cohérence des décisions prises dans une optique générale, uniformisation des pratiques de gestion et contrôle facilité) mais aussi des inconvénients (ex: prise de décision lente due fait à un long circuit d'informations et à un manque de réactivité, à une connaissance insuffisante des particularités locales et des enjeux de toutes les décisions). De même, la décentralisation du pouvoir de décision a des avantages (ex: qualité des décisions prises et adaptation à un contexte local, réactivité importante car le circuit d'information est raccourci, facteur de motivation pour le personnel, concentration de la direction générale sur des décisions stratégiques) mais pose aussi des problèmes (ex: manque de perspective globale et de cohérence entre les décisions, risque de perte de contrôle de la direction générale).
Compte tenu des avantages et des limites de la centralisation et de la décentralisation, il s'agit de trouver un équilibre entre la centralisation et la décentralisation totales du pouvoir de décision et donc, de définir un degré de centralisation/décentralisation adapté.
Quels types de configuration structurelle adopter?
La nature des mécanismes
La nature des mécanismes de coordination utilisés et le niveau de délégation du pouvoir défini par le sommet hiérarchique (c'est-à-dire le degré de décentralisation du pouvoir de décision) conduisent à distinguer les configurations structurelles rigides et les configurations structurelles flexibles.
Si les premières présentent la caractéristique de n'autoriser qu'une faible réactivité et adaptation aux évolutions de l'environnement de l'organisation, ce n'est pas le cas des secondes.
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