PLAN: Comment traiter et contrôler l'information comptable?
Les étapes de la validation de l'enregistrement comptable.
- L'acquisition et le traitement de l'information.
- La vérification de l'information.
- L'exploitation de l'information.
- Comment se font les enregistrements comptables?
Les procédures de contrôle.
- Le lettrage des comptes.
- Le rapprochement bancaire.
La conservation de l'information.
- Son rôle.
- Les types d'archivage.
SYNTHESE: Comment traiter et contrôler l'information comptable?
La codification comptable et l'articulation entre les différents documents qui mènent aux états de synthèse ont été étudiées dans le chapitre précédent. Nous allons à présent identifier les différentes procédures qui permettent la validation de cette information comptable.
Les étapes de la validation de l'enregistrement comptable.
L'acquisition et le traitement de l'information:
Elle se réalise en interne, en fonction de l'organisation et de sa taille, auprès de ses différents services:- Les bons de commande auprès du service d'approvisionnement si les achats sont centralisés.
- Les documents commerciaux (factures, bons de réception) auprès du service commercial si celui-ci les élabore.
- Les fiches de paie auprès du service des ressources humaines si les bulletins de paie sont réalisés en interne.
- Les fournisseurs pour les factures d'achat.
- Les clients pour les règlements.
- Les établissements de crédit pour les relevés bancaires.
- L'État et les collectivités locales pour les avis d'imposition.
La vérification de l'information:
Avant de procéder à l'enregistrement, le comptable vérifie le bien-fondé de l'information. Pour cela, il rapproche les différents documents comptables et commerciaux en sa possession afin de s'assurer que les informations sont identiques et qu'elles ne présentent pas d'erreurs (nature, quantités, prix unitaires et montants):
- Les bons de commande avec les bons de réception et les factures.
- Les déclarations avec les avis d'imposition.
- Les remises de chèques et les chéquiers avec les relevés bancaires.
Une fois cette vérification réalisée, l'information est enregistrée en comptabilité dans le journal adéquat. Cet enregistrement se réalise à l'aide de logiciels de gestion ou de progiciels de gestion intégrés (PGI) qui facilitent la saisie.
Ces écritures comptables se retrouvent dans les documents de synthèse. Pour les comptes 1 à 5, elles impactent le bilan à l'actif comme au passif. Pour les comptes 6 et 7, elles impactent le compte de résultat en charges ou en produits.
Ces enregistrements feront l'objet d'un dernier contrôle pour vérifier les conditions de règlement et permettre, en cas de retard de paiement, d'entamer des procédures de relance.
L'exploitation de l'information:
L'enregistrement va permettre la diffusion de cette information:- En interne à des fins de calcul pour l'entreprise (contrôle de gestion, prévision budgétaire), dans le but de la rendre plus performante, ou de façon plus formelle auprès des dirigeants de l'entreprise ou de certains salariés (délégués du personnel, comité d'entreprise).
- En externe auprès des partenaires de l'entreprise: de façon obligatoire pour les documents de synthèse à déposer au greffe du tribunal de commerce et auprès des actionnaires, de façon discrétionnaire en fonction des demandes (auprès des banques en cas d'emprunt, auprès des fournisseurs et des clients lors de nouvelles commandes.).
Comment se font les enregistrements comptables?
Les procédures de contrôle.
Le lettrage des comptes:
Il permet de rectifier d'éventuelles erreurs d'enregistrement et de vérifier que les tiers de l'entreprise (en particulier les clients et les fournisseurs) règlent ou ont été réglés aux bonnes dates d'échéance.
Pour cela, on rapproche l'enregistrement de chaque facture avec le règlement qui s'y rapporte. Cela nécessite un plan comptable d'entreprise qui individualise chaque client et chaque fournisseur de la société.
Le lettrage consiste à positionner dans le grand-livre des tiers une lettre identique en regard de chaque écriture dès que les montants débiteurs et créditeurs sont identiques.
Exemple de lettrage pour un client de l'entreprise:Compte 411 Client Durand.
L'analyse du solde final (qui correspond aux montants non lettrés) permet d'isoler les factures non réglées et de vérifier si les dates d'échéance des règlements ont bien été respectées et ainsi de procéder à des lettres de relance auprès des tiers en retard de paiement.
Le rapprochement bancaire:
Il permet de mettre à jour le solde du compte Banque de l'entreprise, donc d'enregistrer les opérations manquantes et de corriger les éventuelles erreurs d'enregistrement qui ont pu être commises.
Il est nécessaire de rapprocher le grand-livre du compte 512 Banque de l'entreprise et le relevé bancaire.
Les opérations symétriques entre le compte Banque de l'entreprise et le relevé bancaire de l'entreprise ne font pas l'objet d'un traitement comptable particulier car elles ont déjà été enregistrées dans les deux documents.
Il suffit de les pointer pour les mettre en évidence. Cette opération est appelée le pointage.
La réalisation de l'état de rapprochement consiste à reporter dans un tableau le solde de fin de période de chaque extrait de compte puis de reporter:- Dans la colonne Relevé bancaire, les montants manquants, c'est-à-dire non pointés (mais déjà enregistrés par l'entreprise dans le compte 512 Banque. Attention, ils doivent apparaître en sens inverse de celui du compte 512 Banque de l'entreprise.
- Dans la colonne Compte “512 Banque”, les montants manquants, c'est-à-dire non pointés (mais déjà enregistrés dans le relevé bancaire). Attention, ils doivent apparaître en sens inverse de celui du relevé bancaire.
Compte 512 Banque de l'entreprise.
- Libellés.
- Débit.
- Crédit.
- Totaux.
- Solde.
Relevé bancaire de l'entreprise.
- Libellés.
- Débit.
- Crédit.
- Totaux.
- Solde.
Pour terminer, il est nécessaire de comptabiliser les différentes écritures qui manquaient à l'entreprise et qui apparaissent à présent dans l'état de rapprochement du compte 512 Banque.
La conservation de l'information.
Son rôle:
La conservation de l'information comptable est nécessaire à deux titres:- Elle est obligatoire afin de permettre les contrôles. Le Code de commerce présente les différents délais de conservation en fonction du type de document (5 ans pour les documents bancaires, 10 pour les pièces justificatives et les livres comptables).
- Elle est nécessaire pour comparer l'activité de l'entreprise sur une longue période et réaliser des diagnostics sur sa performance.
Les types d'archivage:
L'archivage des informations est aujourd'hui essentiellement numérisé: sous forme de bandes ou cartouches magnétiques, CD-Rom, DVD, Blu-ray, disques durs externes.
L'accès aux informations est plus simple, le délai et la qualité de conservation sont améliorés.
Les espaces de stockage des informations numérisées se sont considérablement réduits, même s'ils nécessitent un espace sécurisé et, souvent, des serveurs dédiés à leur sauvegarde.
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